Hansel – offentliga sektorns inköpscentral

Hansel är ett icke-vinstdrivande aktiebolag, vars mål är att generera besparingar för den offentliga förvaltningen med en resultatgivande upphandlingsverksamhet. Hansels kunder är ministerierna och deras ämbetsverk, kommunerna, samkommunerna, Keva och församlingarna samt sådana offentligrättsliga organ som är underställda staten eller kommunerna. År 2021 började vi också förbereda oss för att ta emot välfärdsområdena som våra kunder. Riksdagen kommer att behandla en lagändring om detta under våren 2022.

Hansel ägs av staten (65 %) och Finlands Kommunförbund (35 %). Bolagets roll och uppgift som inköpscentral har fastställts i lagstiftningen om offentlig upphandling, lagen om Hansel Ab och statens upphandlingsstrategi. Finansministeriet handhar ägarstyrningen av bolaget.

Bolaget finansierar verksamheten genom att ta ut serviceavgifter för gemensam upphandling av leverantörerna och sälja experttjänster. Serviceavgiften, som baserar sig på genomförda upphandlingar, kan uppgå till högst 1,50 procent. År 2021 var den genomsnittliga serviceavgiften 0,88 procent (2020: 0,95 procent).

Hansels egna upphandlingar uppgick till 5,0 miljoner euro 2021. Bolaget upphandlar genom tillämpning av gemensam upphandling alltid då det är möjligt. Om inga ramavtal eller dynamiska inköpssystem som lämpar sig för upphandlingen är tillgängliga, görs upphandlingen enligt bolagets processer.

Skatteavtryck

2021 2020 2019 2018
Omsättning, tusen euro 12 273 11 465 11 148 10 922
Rörelsevinst, tusen euro -1 268 -1 756 -864 -686
Balansomslutning, tusen euro 26 655 13 044 14 688 18 711
Betalda och redovisade skatter, tusen euro 4 698 4 330 4 111 3 589
Investeringar, tusen euro 0 0 34 175

Organisation

Hansels organisation utgörs av en personal på 124 experter. Styrelsen väljs av bolagsstämman. Styrelseordförande är Anna-Maija Karjalainen. De övriga fyra styrelseledamöterna är Timo Reina, vice verkställande direktör, Finlands Kommunförbund rf (vice ordförande), Antti Laakso, head of procurement, Aalto-universitetet, Johanna Luukkonen, stadsdirektör, Hyvinge stad, och Antti Koivula, generaldirektör, Arbetshälsoinstitutet. Dessutom deltar Minna Isoherranen som representant för personalen med närvaro- och yttranderätt på styrelsens sammanträden. Styrelseledamöterna är inte med i den operativa ledningen för bolaget.

Hansels ledningsgrupp utses av styrelsen på framställan av verkställande direktören. År 2021 bestod ledningsgruppen av sju personer, inklusive verkställande direktören, enligt följande: verkställande direktör Anssi Pihkala (f. 1963), vice verkställande direktör Raili Hilakari (f. 1953), ekonomidirektör Kirsi Koivusaari (f. 1966), direktör för juridiska ärenden Eija Kontuniemi (f. 1966), kunddirektör Maritta Mäkelä (f. 1965), kategoridirektör Susanna Närvänen (f. 1963) och direktör för den digitala affärsverksamheten Mikko Saavalainen (f. 1979).

I utnämningen av bolagsstyrelsen och ledningsgruppen iakttas statens principer för ägarstyrning, som säkerställer bland annat jämlikhet och jämställdhet. I sitt beslutsfattande följer Hansel finska aktiebolagslagen och Hansels bolagsordning. Bolagets huvudkontor finns i Posthuset i Helsingfors. Dessutom förfogar Hansel över ett konferensrum i Kommunhuset. Hansel har ingen verksamhet utomlands.

Etisk och kravenlig verksamhet

Compliance-funktionen ansvarar för att de etiska riktlinjerna och affärsprinciperna samt riktlinjerna för etisk verksamhet är aktuella, ger personalen stöd i frågor om etisk verksamhet, ordnar kurser och behandlar rapporterade oegentligheter.

År 2021 höll funktionen ett informationsmöte för personalen om tjänsteinnehavarens etik och bekämpning av korruption. Statens anvisningar om tjänstemannaetik och om gästfrihet sågs över våren 2021. Hansels egna riktlinjer konstaterades överensstämma med våra ägares, det vill säga statens och Kommunförbundets, motsvarande anvisningar.

Medlemmarna i compliance-teamet medverkade tillsammans med en expert från statskontoret i december på ett kundwebbinarium om compliance-frågor vid offentlig upphandling och innehållet i visselblåsardirektivet. Dessutom presenterades statskontorets visselblåsarkanal för ämbetsverken. På Hansels webbplats och i kundbrev publicerades två blogginlägg om etiska synpunkter vid offentlig upphandling. Rådgivningsenheten för offentlig upphandling publicerade i gengäld en kolumn om Hansels compliance-funktion i sin gästkrönika och sitt kundbrev. Hansels compliance-team gav också medarbetarna vägledning och stöd i etiska frågor. År 2021 bestod teamet av direktören för juridiska ärenden Eija Kontuniemi, chefsjurist Kirsi Kunnas-Leinonen, personalchef Minna Hälvä och kategorichef Jani Mäkinen.

Till Hansels rapporteringskanal lämnades under året en anmälan, som inte gällde någon av Hansels medarbetare. Anmälan behandlades med de berörda personerna.

Informationssäkerhet

Hansel har ett informationssäkerhetsteam som handhar också frågor som anknyter till dataskydd. Medlemmarna i teamet är experter från olika områden, och teamledare är Hansels informationssäkerhetschef. År 2021 fokuserade utvecklingsinsatserna på säkerhetsområde främst på dataskyddet vid upphandling. Under året genomfördes informationssäkerhetsrevisioner både i Hansels egna system och i verktyg som tillhandahålls kunderna, som Fordonstjänsten och Upphandlingslotsen.

Affärsverksamhet

Hansels affärsverksamhet är indelad i tre sektorer: gemensamma upphandlingar, konkurrensutsättningsservice och tjänster för utveckling av upphandlingsverksamheten. Inköpscentralen främjar med sin verksamhet den offentliga förvaltningens produktivitet, upphandlingar av god kvalitet och opartiskt bemötande av leverantörerna. Hansels mål är att ordna anbudsförfarandena på så sätt att marknaden fungerar effektivt och det uppstår konkurrens.

Risker förknippade med bolagets affärsverksamhet kartläggs regelbundet i en riskmatris som upprättas tillsammans med en extern risksakkunnig. En riskkartläggning genomfördes 2021.

 

Hansels affärsområden

Gemensamma upphandlingar

Med gemensamma upphandlingar avses ramavtal och dynamiska inköpssystem, via vilka Hansels kunder kan skaffa produkter och tjänster. I upphandlingskontrakten anges de allmänna villkoren, till exempel upphandlingsobjektet, priserna och parternas ansvar och skyldigheter. Genom att använda Hansels kontrakt kan kunden säkerställa att en upphandling är lagenlig och att kundens rättigheter tryggas i kontraktsvillkoren samt underlätta kontrakts- och leverantörshanteringen. Vid gemensamma upphandlingar granskar Hansel leverantörernas lämplighet och övervakar också att leverantörerna fullgör sina kontraktsåtaganden och samhällsåtaganden under kontraktsperioden samt kontrollerar att leverantören är solvent.

Besparingar uppkommer genom att på en gång upphandla en tillräckligt stor volym av produkter och tjänster för så många kunder som möjligt. Gemensamma upphandlingar inbringar betydande besparingar för den offentliga sektorn såväl vad gäller priser som processkostnader för upphandlingar.

Konkurrensutsättningsservice

Konkurrensutsättningsservice behövs då det inte finns ett upphandlingskontrakt om föremålet för upphandlingen. Hansels konkurrensutsättningskonsulter och jurister är väl insatta i offentlig upphandling, konkurrensutsättning och kontraktsrätt. Genom att använda experttjänster kan kunden förvissa sig om att upphandlingarna konkurrensutsätts enligt reglerna, med bästa möjliga kontraktsvillkor och med hänsyn till pris, kvalitet och hållbarhetsfrågor. Detta frigör kundens arbetstid för andra uppgifter, minskar den upphandlande enhetens risker och främjar spridning av bästa praxis.

Utveckling av upphandlingsverksamhet

Hansels utvecklingstjänster främjar effektiviteten och effekten av kundernas upphandlingsverksamhet. Utvecklingscheferna spelar huvudrollen i hanteringen av kunduppdrag, men bakom sig har de hela den samlade sakkunskapen på Hansel. Utvecklingstjänsterna kan hänföra sig till att lösa ett problem i kundens upphandlingsverksamhet eller det kan vara fråga om övergripande analys, utveckling och förändringsledning vid styrning, organisering eller genomförande av upphandling samt coachning av personalen. Varje enskilt utvecklingsuppdrag utformas enligt kundens önskemål och genomförs i nära samarbete med kunden.