Riksdagens kansli fick upp ögonen för upphandlingsutveckling
I Keino-akademin studerar upphandlande enheter hur offentlig upphandling bör ledas för att stärka dess effekt. Studierna och diskussionerna fick upphandlingstjänsterna vid riksdagens kanslis serviceenhet att tända till för utveckling av upphandlingsverksamheten. Det var för 1,5 år sedan, och i dag har man kommit en bra bit på vägen.
”Vi satte igång med e-verktygen Upphandlingsradarn och Upphandlingspulsen. De gav oss information om utgångsläget för vår upphandlingsverksamhet och våra upphandlingar”, säger förvaltningsjurist Anri Rantala vid riksdagens kansli.
Upphandlingsradarn är ett verktyg för bedömning av upphandlingsverksamhetens maturitetsgrad, medan Upphandlingspulsen ger information om genomförda upphandlingar. De ger en inledande helhetsbild av upphandlingsledningen.
”Ivern och idéerna hos oss i upphandlingsteamet som deltagit i Keino-akademin noterades också i den egna organisationen, och i februari 2021 tillsatte riksdagens generalsekreterare ett projekt för utveckling av upphandlingsverksamheten”, berättar Rantala om starten. Från Hansel deltog projektchef Tuula Risikko och utvecklingschef Ville Hietanen. De gjorde en mer djuplodande nulägesbedömning som underlag för utvecklingsförslag.
Utvecklingsidéer insamlades genom intervjuer
Anställda på riksdagens kansli fick på många sätt delta i projektet för utveckling av upphandlingsverksamheten. Information om nuläget för upphandlingar och om beredarnas tankar om dem insamlades genom 47 intervjuer. En del av intervjuerna genomfördes i grupper och en del som individuella samtal. Med den ingående kartläggningen fick man fram synpunkter och idéer och sökte en gemensam riktning för utvecklingsarbetet.
Projektet som genomfördes i rask takt i april–juni resulterade i en slutrapport på 26 sidor. Därtill sammanställde deltagarna från riksdagen en gedigen lunta bilagor, bland annat resultat från Upphandlingsradarn och Upphandlingspulsen.
”Det var verkligen överraskade hur snabbt och hur mycket vi åstadkom tillsammans. Vi fick nästan 40 konkreta utvecklingsförslag, som deltagarna från Hansel presenterade för projektets ledningsgrupp hos oss”, berättar Anri Rantala om hur projektet framskred.
Följande steg var att sovra bland utvecklingsförslagen och ställa dem i prioritetsordning.
Strategiska mål hjälper upphandlingsledaren
”En del av förslagen kunde enkelt införas omgående, medan andra kräver mer tid. Vi fick också förslag som ledde till omorganisering av upphandlingsverksamheten på kansliet”, säger Rantala.
Som hjälp vid fastställandet av de strategiska målen tog riksdagens kansli i bruk också det tredje e-verktyget, Upphandlingslotsen. ”Upphandlingslotsen bygger på den nationella upphandlingsstrategin och den gav oss god vägledning i att utarbeta vår egen strategi. I verktyget kunde vi med en stor grupp dryfta vilka mål som är de mest relevanta för vår upphandlingsverksamhet”, säger Rantala.
Den här gången kulminerade projektet för upphandlingsverksamheten i att kanslikommissionen i februari 2022 antog riksdagens kanslis nya upphandlingsstrategi 2022–2025. Samtidigt uppdaterades och reviderades kansliets upphandlingsreglemente. Följande led i processen är att genomföra upphandlingsstrategin på kansliets olika avdelningar och på så sätt fortsätta den systematiska och målinriktade utvecklingen av upphandlingsverksamheten.
”Ett stort skepp vänder, sakta men säkert”, sammanfattar Rantala.
Nulägesanalys
Nulägesbedömning är utgångspunkten för utveckling av upphandlingsverksamheten och tillika den populäraste av Hansels tjänster för utveckling av upphandlingsverksamheten. Analysen innehåller en beskrivning av upphandlingens nuläge och identifierar både utvecklingsbehoven och styrkorna. Genom att Hansels bedömning är en extern och oberoende bild av upphandlingsverksamhetens nuläge ger den en utmärkt utgångspunkt för utveckling. Analysen omfattar alla infallsvinklar och processled i upphandlingsverksamheten.
Gratisverktyg för analys och utveckling av upphandlingen
Upphandlingspulsen
Upphandlingspulsen ritar upp pulskurvan för upphandlingen. Den är ett verktyg för analys av genomförda upphandlingar. Data om upphandlingarna presenteras på ett åskådligt och lättanvändbart sätt.
Upphandlingsradarn
Upphandlingsradarn bygger på frågebatterier som klarlägger nuläget och maturitetsgraden för upphandlingsverksamheten och hjälper att identifiera utvecklingsbehov. Verktyget kan användas av såväl upphandlingsproffs som andra experter och organisationens ledning.
Upphandlingslotsen
Det ställs ofta mål för offentlig upphandling, men det är inte alltid enkelt att ta itu med dem. Upphandlingslotsen är ett verktyg för hantering av upphandlingar – och för att göra dem effektivare och hållbarare. Upphandlingslotsen finns i Hilma.