Merja har insyn i 40 år av Hansels historia

På det gyllene åttiotalet tog ungdomar ofta sina första steg i arbetslivet längst ner på företagets rangskala. Merja Leppänen på ekonomienheten inledde sin karriär som kontorsbud vid Statens anskaffningscentral – en högst vanlig första anställning på den tiden. Det var en bra start på en lång karriär, först på Statens anskaffningscentral, sedan på Handelshuset Hansel Ab och nu på Hansel.

Enligt Merja själv har hon inte stannat upp för att tänka på åren som gått; variationen i uppgifterna håller arbetsmotivationen levande och jobbet intressant år efter år. Följande pinnhål var uppgiften som posthandläggare, som gick ut på att förbereda meddelandeutskick. Ibland skickades det ut 10 000 meddelanden till kunderna på en gång! Innehållet i dem var mycket likt Hansels kommunikation i dag, det vill säga information om kontrakt som ingåtts med leverantörer och om de varor och tjänster som står till buds. På den tiden, i början av 1980-talet, hade anskaffningscentralen en kopieringscentral, där Merja vikarierade av och till. En sak kommer Merja bra ihåg om hur det gick till på centralen:

”Det fanns en regel att vanliga kopieringsmaskiner fick användas för högst tjugo kopior. Alla större mängder skulle framställas med husets egna offsetmaskiner. De åbäkena till maskiner tvättades alltid på fredagarna, och det var ett fysiskt tufft jobb att lyfta de tunga rullarna.”

Kundarbetsgrupperna har utgjort en viktig del av vårt samarbete med kunderna i flera årtionden. Till exempel fram till 1990-talet fick nyblivna föräldrar moderskapsförpackningar som Statens anskaffningscentral köpt in genom FPA:s upphandling. Precis som idag inrättades i början av upphandlingen en kundarbetsgrupp som hade till uppgift att planera och testa lämpliga produkter för upphandlingen. Kundarbetsgrupperna valde uppenbart goda och hållbara produkter; Merja själv berättar att hon klarade sig med en och samma moderskapsförpackning med sina två barn.

Internationella känningar på 1990-talet

Efter några år som fakturahandläggare gick Merja i början av 1990-talet vidare till uppgiften som fakturerare. Visserligen skulle hon ha varit intresserad av uppgiften redan tidigare, men hon saknade en viktig färdighet som på den tiden krävdes för jobbet. Det handlade inte om en examen inom ekonomiadministration, utan någonting helt annat.

”Man skulle absolut behärska tiofingersystemet, eftersom det var så mycket skrivjobb, hette det, liksom produktnamn och kundernas adresser”, säger Merja och småskrattar.

Snart slogs faktureringsuppgifterna ihop med hanteringen av inköpsfakturor och Merja, som hade den rätta erfarenheten, inledde sin karriär på faktureringsavdelningen. Hon var också med i arbetsgruppen som skulle bygga upp Hansels faktureringssystem. Under sin tid som fakturerare på trading-avdelningen fick Merja också en inblick i internationell handel, då Handelshuset Hansel Ab hanterade bland annat upphandlingen av varor för u-landshjälpen, inklusive leveranserna till mottagarländerna. Vid sidan av jobbet utbildade Merja sig till exportassistent, vilket var till nytta i den globala kontaktytan mot kunder och leverantörer. Hon fick bland annat presentera Finlands process för livsmedelshjälp för representanter för World Food Programme.

”Jag gjorde det ’in English’ – jag, som inte ens kan engelska”, säger Merja med ett förläget skratt.

Koll på kundhierarkin

På enheten för kundrelationer tog Merja hand om Hansels kundregister och kundhierarki.

”Kundhierarkin är fundamentet för hela vår affärsverksamhet. All försäljning bygger på att kunduppgifterna är i skick och aktuella”, betonar Merja.

Jobbet som administratör för kundregistret fortsätter. Till Merjas uppgifter på ekonomienheten hör också bland annat fakturering och kontroll av beställaransvar. När Hansel för några år sedan förnyade sitt rapporteringssystem fick Merja vara med och lämna synpunkter under systemutvecklingen.

Enligt Merja borde man först fundera på varför den befintliga arbetsmodellen är trög eller inte ger önskat resultat och sedan ta fram en genomförbar lösning som ger det önskade resultatet med en så enkel process som möjligt.

Under de senaste åren har Hansels gemensamma upphandlingar ökat betydligt, särskilt med anledning av de många dynamiska inköpssystem (DIS) som lanserats.

”Antalet enskilda gemensamma upphandlingskontrakt har fördubblats, om inte mer, och det går helt enkelt inte längre att hantera dem manuellt”, säger Merja.

Det bästa med att jobba på Hansel är enligt Merja de fantastiska kollegerna. Merja berömmer också verkställande direktören Anssi Pihkala, som genom att föregå med gott exempel styr Hansel mot ett öppet arbetsklimat.